Bouwstenen voor vastgoedsturing

Om dit te kunnen bereiken, worden verschillende processtappen doorlopen. Een benadering die verder kijkt dan de eigen afdeling, want alle processen binnen de organisatie worden op elkaar afgestemd.

De bouwstenen van vastgoed bestaat uit 8 processtappen. 1 t/m 6 zijn de basis ‘stenen’ voor vastgoedsturing. 7 & 8 zijn het hart van het model. Mens & Organisatie en Data & informatie zijn de randvoorwaarden voor het goed functioneren van de gehele corporatie. Die twee onderdelen gelden dan ook niet alleen voor vastgoedsturing maar zou je één op één ook kunnen toepassen op andere organisatieonderdelen zoals opdrachtgeverschap, nieuwbouw, wonen etc.

Beslissingen in de ene stap werken door naar de volgende stap. In de praktijk worden de processtappen overigens niet zo lineair doorlopen als in het model wordt gesuggereerd. Beleid, instandhouding en projecten hebben elk hun eigen tijdpad en zijn tegelijkertijd met elkaar verweven. Het is de verantwoordelijkheid van de strategische laag (bestuur/management) om weloverwogen beslissingen te nemen en de tactische/operationele laag om deze tot uitvoer te brengen.

In de bouwsteen Strategie & Opgave staan de belangen van de stakeholders centraal. Dit zijn niet alleen onze bewoners, maar ook gemeenten, provincies en andere maatschappelijke organisaties. Deze belangen vertalen we, samen met de visie, missie, strategie en doelstellingen door naar alle niveaus van vastgoedsturing.

Veel onderdelen van het facetbeleid zijn een rechtstreekste uitwerking van de verschillende onderwerpen van vastgoedsturing. Met vastgoedsturing kun je borgen dat alle onderdelen van het facetbeleid op elkaar aansluiten en dus niet met elkaar conflicteren. Organiseren wil zeggen: het opstellen van een (meerjaren)programma van het bezit. De maatregelen kunnen eenmalig zijn (bijvoorbeeld nieuwbouw) of met regelmaat terugkeren (bijvoorbeeld een onderhoudsbeurt).

De processtap Scenario’s & Voorbereiden gaat over analyse voor nieuwbouwplannen, sloop/nieuwbouw, verkoop, herstructureringen, onderhoudsactiviteiten en instandhoudingsmaatregelen. Maar uiteraard spelen ook verduurzaming en tijdelijke woningen hier een rol.

Deze processtap gaat over het uitvoeren van maatregelen (nieuwbouw, herstructurering en onderhoudsactiviteiten) en het beheer van nieuw en bestaand bezit. In de fase Scenario & Voorbereiding denkt de corporatie in de nieuwbouwfase al na over de instandhouding van het bezit. De prestatie- (en beheers)eisen voor nieuwbouw zijn dan van invloed op eisen voor de instandhoudingsperiode.

Deze processtap betreft het monitoren van de prestaties en het analyseren van de resultaten. Hierbij bekijkt de corporatie in hoeverre de doelstellingen en KPI’s uit de processtap Strategie & Opgave zijn gehaald en wat de belangrijkste oorzaken zijn van eventuele afwijkingen.

In de processtap Evalueren & Bijsturen zal de corporatie, samen met de opdrachtnemer,  het proces en het functioneren van de interne en externe organisatie evalueren. Dit gebeurt op basis van de aanbevelingsrapportage uit de processtap Monitoren & Analyseren, waarin ook de stakeholders- en leverancierstevredenheid is meegenomen.

Het proces werkt alleen als iedereen er op de afgesproken wijze mee aan de slag gaat. Om dat te bereiken maken alle betrokken partijen gezamenlijk afspraken. Het doel is dat werkzaamheden beter en vlotter zullen worden uitgevoerd. Mens & Organisatie is niet per se een processtap, maar is het hart van interne samenwerking.

Om te kunnen sturen is informatie nodig. Niet voor niets heeft Data & Informatie, net als Mens & Organisatie  een eigen plek gekregen in de bouwstenen. Data en informatie worden veel door elkaar gebruikt. Data zijn slechts de symbolen, meestal getallen of woorden. Zodra aan data betekenis wordt toegekend, ontstaat er informatie.